A prestação de contas é uma etapa essencial para demonstrar como os recursos recebidos pela organização foram utilizados. Mais do que uma obrigação, ela contribui para a transparência, fortalece a confiança dos parceiros e ajuda a instituição a manter uma gestão financeira organizada. Por isso, o processo deve começar antes mesmo da execução do projeto, com planejamento e controle dos documentos.
O primeiro passo é conhecer as regras estabelecidas no termo de parceria, convênio ou edital. Em seguida, a ONG deve organizar receitas, despesas, notas fiscais, recibos, comprovantes de pagamento e demais documentos relacionados ao projeto. Também é importante acompanhar o orçamento aprovado e registrar cada movimentação financeira de forma clara. A separação entre as despesas do projeto e outros gastos da instituição facilita a conferência e reduz o risco de inconsistências.
Ao final do período previsto, todos os documentos devem ser conferidos antes do envio da prestação de contas. Verifique se os valores apresentados correspondem aos comprovantes, se as despesas estão de acordo com o plano de trabalho e se não existem documentos faltando. Relatórios financeiros e de atividades também devem apresentar informações coerentes entre si. Uma rotina de organização durante toda a execução do projeto torna essa etapa muito mais simples e segura. Com processos bem definidos, a instituição evita erros, reduz riscos de questionamentos e demonstra responsabilidade na aplicação dos recursos. Uma prestação de contas clara e completa contribui para a credibilidade da ONG e para a construção de novas parcerias.
